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一枚公章不够用,能不能多刻几枚当做备用?公司业务再好也别冲动!

日期 :[2024年06月07] 编辑 : 邦诚财税 【纠错】 浏览次数 28

 



公章,作为企业法人身份的代表,是企业对内行使职权和对外签订协议的有效凭证。


在《印章治安管理》条例上有明确规定,一家企业单位的公章只能有一枚,需要刻制公章的企业、单位必须持营业执照等有效证明到公安局的治安部门申请,经批准后方可到公安部门指定的刻章点刻印公章。



                        

划重点:私刻公章是属于违法行为!

但是实际中,一些企业觉得公司觉得业务多,一枚印章不够用,便就私刻了多枚公章做备用,这样的做法不仅仅触犯了法律的底线,同时多枚印章的管理也加大了印章违规使用的风险。




公章在外违规使用,你见过几种?

1、公章徇私作人情

“小孩子实习证明,你帮忙盖个章呗”......日常工作中,所谓的“人情章”屡见不鲜,借着手头恰好有章的机会,“顺便”为亲戚朋友帮个忙,但万一被有心人抓住这一点,实则后患无穷。

2、公章在外留章印

对于很多企业员工来说,都有一些省去“流程”的小窍门,趁着公章在外无人管理的时候,在空白纸上留一个章印,以便之后不时之需。包括很多时候都会自己做主跳过审批,“顺便”盖了一些别的文件,“这块业务绝对没问题的” ,可是谁不是百密一疏呢?

3、外借公章谋私利

业务线的增多和分公司的部署让很多企业都有公章外借的诉求,有些人正是借此机会为自己谋利。如果说,上面两种只是增加了公司的风险,那么这一种则是实质上把企业推向了泥潭。




业务多,一枚公章忙不过来,又不能多刻几枚印章备用,这种情况该如何解决呢?

我们从问题本质来找原因:究其原因还是传统的用章方式不能顺应企业的发展需求!


我们知道,在传统印章管理模式中,在盖章前需要经办人员填写申请表,之后交给领导人审批授权后再拿到印章管理员处进行最后的审核和盖章。


除了流程繁琐,还会遇到在签字过程当中审批人员出差或是临时外出等情况,因为不能及时审批文件而影响公司业务开展;同时印章外带在没有得到有效监督的情况下,非常容易发生违规用章的行为。


随着电子合同、电子印章的普及,电子合同、电子签章应用不断深入组织内部印章使用与管理过程中。



通过电子化签署模式将改善现有的合同混乱、印章管理难等问题~



更加全面化、系统化、个性化的企业组织印章管理也将不断被应用到组织内部。组织印章管理效率与风险控制能力得以全面改善,并且能解决“一枚公章忙不过来”的问题。




电子签章有哪些优势?

1、电子签章提升企业工作效率:

企业使用电子签章后,企业的合同签署、财政报销、OA审批等环节可不受地域和时间限制,随时随地在线进行确认及签署。


相比传统签章四处找领导审批,异地用章快递邮寄等繁琐的流程和冗长的签约周期,电子签章的采用极大地提高了企业协同办公的效率。



2、电子签章节省大量成本:

传统签章使用需要打印纸质合同,而企业使用电子签章后,所有的合同签署、文件审批均可通过线上实现无纸化操作。


同时文件签署完后还可线上进行储存及管理,省去了线下纸质合同分类管理的麻烦,可为企业节省一大笔印刷成本、纸质成本、仓储成本、物流成本及人力成本。



3、电子签章管理更便捷:

电子签章线上管理,无论是电子签章的制作、授权、查看还是删除,均可在线操作,且操作者必须是通过实名认证及拥有权限之人。相比传统签章专人专柜管理,申请用章后不按时归还,易导致签章丢失、滥用等情况,电子签章大大地优化了企业签章管理过程。


4、电子签章安全合法:

电子签章基于数字签名技术,可确认电子文件签署主体真实身份,有效防止文件被篡改,符合法律法规的要求,具有极高的法律效力。相比传统签章易被盗、被伪造,电子签章在安全性、合法性上更能够贴合企业快速发展的需求。



现在,越来越多的线下业务转变成线上业务,那些原来认为不可能或者有传统思维禁锢的必须要纸质的流程、过程,随着技术的发展也实现了在线就可以操作,并且比线下办理更加的安全便捷。


票据、表单、公文、文档、业务流程、处理过程等等一系列能够想得到的应用电子签章的场景目前都在快速地得到应用,电子签章的道路也会越走越远!




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